Datenschutzerklärung

Der Schutz personenbezogener Daten ist ein wesentlicher Bestandteil der Dienstleistungen von RvE Digital Solutions. Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung der Internetseite rvedigital.de verarbeitet werden, zu welchen Zwecken dies erfolgt und welche Rechte betroffene Personen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) besitzen.

Die Internetseite dient ausschließlich der Information über die Dienstleistung AuftragsScout sowie der Kontaktaufnahme mit RvE Digital Solutions. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt dabei nach den Grundsätzen der Rechtmäßigkeit, Transparenz, Datenminimierung sowie der Zweckbindung gemäß den Vorgaben der DSGVO.

Die eigentliche Nutzung der Dienstleistung AuftragsScout stellt eine von der Website getrennte Verarbeitung personenbezogener Daten dar. Aus Gründen der Transparenz werden die Datenverarbeitungen auf der Website und innerhalb der Dienstleistung in dieser Datenschutzerklärung getrennt beschrieben.

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

E-Mail: info@rvedigital.de

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Besuch der Internetseite rvedigital.de sowie des hierauf zugänglichen Kontaktformulars sowie der Vertragsabwicklung ist allein die RvE Digital Solutions.

Hinweis: Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag seiner Kunden verarbeitet (z.B. Gesprächsinhalte, Transkripte von Endkunden des Kunden), ist der jeweilige Kunde Verantwortlicher im datenschutzrechtlichen Sinne. In diesen Fällen gelten ggf. ergänzende Datenschutzhinweise des jeweiligen Kunden. Näheres hierzu finden Sie in Abschnitt 4.

Anwendungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt ausschließlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit:

• dem Besuch der Website rvedigital.de,
• der Nutzung des Kontaktformulars,
• der elektronischen Kommunikation mit RvE Digital Solutions,
• sowie – in einem gesonderten Abschnitt – der Nutzung der Dienstleistung AuftragsScout.

Die Website verzichtet bewusst auf umfangreiche Tracking- und Marketingmaßnahmen. Es werden insbesondere keine Analyse- oder Webtracking-Dienste eingesetzt, keine Social-Media-Plugins eingebunden, kein Newsletter angeboten, keine Kartendienste oder Videoplattformen integriert und kein Benutzerkonto bereitgestellt. Es werden ausschließlich technisch notwendige Cookies verwendet, soweit diese für den sicheren und ordnungsgemäßen Betrieb der Website erforderlich sind.

Durch diese datensparsame Ausgestaltung werden ausschließlich diejenigen personenbezogenen Daten verarbeitet, die für den Betrieb der Website, die Bearbeitung von Kontaktanfragen sowie die Bereitstellung der angebotenen Dienstleistungen erforderlich sind.

Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie zum Beispiel Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail Adresse, aber auch die IP-Adresse, dem einen Anschluss zuzuordnen ist. Informationen, die nicht direkt mit der Identität einer Person in Verbindung gebracht werden – wie zum Beispiel favorisierte Internetpräsenzen oder Anzahl der Nutzer einer Seite – sind keine personenbezogenen Daten.

Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme ist in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten der Nutzer

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus davon erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen wir unterliegen, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

Hosting

Die Website rvedigital.de wird bei einem externen Hosting-Dienstleister betrieben.

Hosting-Anbieter ist:

Zum Zweck der Bereitstellung und des sicheren Betriebs der Website verarbeitet der Hosting-Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen. Hierzu wurde – soweit gesetzlich erforderlich – ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der sicheren, stabilen und effizienten Bereitstellung der Website.

Server-Logdateien

Beim Aufruf der Website werden durch den Hosting-Anbieter automatisch Informationen erhoben und in sogenannten Server-Logdateien gespeichert. Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Website auszuliefern, ihre Stabilität sicherzustellen sowie Angriffe und Fehlfunktionen erkennen und abwehren zu können.

Hierbei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• IP-Adresse des anfragenden Endgeräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite oder Datei
• übertragene Datenmenge
• HTTP-Statuscode
• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL (sofern vom Browser übermittelt)

Diese Daten werden in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Zweck der Datenverarbeitung

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Webseite an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.

Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung bzw. zur Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme.

In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.

Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens sieben Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.

SSL-/TLS-Verschlüsselung

Zum Schutz vertraulicher Inhalte und personenbezogener Daten verwendet diese Website eine SSL-/TLS-Verschlüsselung nach dem jeweils aktuellen Stand der Technik.

Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an der Adresszeile Ihres Browsers („https://“) sowie am Schloss-Symbol.

Technisch notwendige Cookies

Unsere Internetseiten verwenden an mehreren Stellen "Cookies". Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert. Dadurch wird es ermöglicht, auf Ihrem PC spezifische, auf Sie, den Nutzer, bezogene Informationen zu speichern, während Sie unsere Web-Site besuchen. Cookies helfen dabei, die Nutzungshäufigkeit und die Anzahl der Nutzer einer Internetseite zu ermitteln, sowie das Internetangebot für Sie möglichst komfortabel und effizient zu gestalten.

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige „Session-Cookies“, die für die Dauer Ihrer Nutzung einer unserer Internetseiten zwischengespeichert werden. „Session-Cookies“ werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht.

Diese Cookies dienen ausschließlich dazu, die grundlegenden technischen Funktionen der Webseite bereitzustellen und deren sicheren Betrieb zu gewährleisten. Sie enthalten keine Informationen zu Werbezwecken und werden nicht zur Erstellung von Nutzerprofilen verwendet.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Da ausschließlich technisch erforderliche Cookies eingesetzt werden, erfolgt deren Verwendung auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Zweck der Datenverarbeitung

Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist, die Nutzung von Websites für die Nutzer zu vereinfachen. Einige Funktionen unserer Internetseite können ohne den Einsatz von Cookies nicht angeboten werden. Für diese ist es erforderlich, dass der Browser auch nach einem Seitenwechsel wiedererkannter wird.

Die durch technisch notwendige Cookies erhobenen Nutzerdaten werden nicht zur Erstellung von Nutzerprofilen verwendet. Die Session-Cookies werden automatisch gelöscht, sobald Sie Ihr Browser-Fenster schließen. Wir erstellen mithilfe der Session-Cookies eine so genannte Session-ID für interne statistische Zwecke. Die gewonnenen Daten sind vollständig anonymisiert, enthalten also keinerlei Möglichkeit Sie als Person zu identifizieren.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Eine Nutzung unserer Webseite ist auch ohne Cookies möglich. Sie können in Ihrem Browser das Speichern von Cookies deaktivieren, auf bestimmte Websites beschränken oder Ihren Browser so einstellen, dass er Sie benachrichtigt, sobald ein Cookie gesendet wird. Bitte beachten Sie aber, dass Sie in diesem Fall mit einer eingeschränkten Darstellung der Seite und mit einer eingeschränkten Benutzerführung rechnen müssen.

Kontaktformular

Auf der Website besteht die Möglichkeit, über ein Kontaktformular mit RvE Digital Solutions in Verbindung zu treten.

Dabei werden ausschließlich die vom Nutzer eingegebenen Daten verarbeitet:

• Name
• Unternehmen
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Anliegen bzw. Nachricht

Diese Angaben werden ausschließlich verwendet, um die Anfrage zu bearbeiten, Rückfragen zu beantworten oder mit dem Anfragenden Kontakt aufzunehmen.

Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht, sofern keine gesetzliche Verpflichtung besteht oder dies zur Bearbeitung der Anfrage erforderlich ist.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist. In allen übrigen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an einer effizienten Bearbeitung eingehender Anfragen.

Die Daten werden nach Ablauf der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten gelöscht.

Kontaktaufnahme per E-Mail

Eine Kontaktaufnahme ist ebenfalls über die auf der Website angegebene E-Mail-Adresse möglich. Nehmen Sie per E-Mail Kontakt mit uns auf, wird Ihre E-Mail Adresse, Ihre Absenderkennung, Informationen zu Ihrem E-Mail Server und Ihre Nachricht an uns übermittelt und von uns gespeichert.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Darüber hinaus ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Aufgrund der Pflicht zur Speicherung geschäftlicher Kommunikation müssen auch die eingehenden E-Mails gespeichert werden.

In diesem Fall werden die übermittelten personenbezogenen Daten ausschließlich zur Bearbeitung der jeweiligen Anfrage verarbeitet. Hierin liegt auch das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zweckgebunden und nur solange, wie dies zur Bearbeitung der Kommunikation oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Die Daten werden nach Ablauf der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten gelöscht.

Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, der Speicherung seiner personenbezogenen Daten zu widersprechen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden. Der Widerruf kann durch Übersenden einer E-Mail oder durch telefonische oder postalische Kontaktaufnahme mit uns erfolgen. Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall unverzüglich gelöscht.

Empfänger personenbezogener Daten

Im Rahmen des Websitebetriebs erhalten ausschließlich diejenigen Stellen Zugriff auf personenbezogene Daten, die für den technischen Betrieb oder die Bearbeitung von Kontaktanfragen erforderlich sind.

Hierzu zählen insbesondere:

• der Hosting-Dienstleister IONOS als Auftragsverarbeiter,
• gegebenenfalls technische Dienstleister zur Wartung der Website, sofern diese im Einzelfall eingesetzt werden und Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer findet im Rahmen des reinen Websitebetriebs grundsätzlich nicht statt.

1. Allgemeine Informationen

Die auf dieser Website vorgestellte Dienstleistung AuftragsScout unterstützt Unternehmen bei der strukturierten Erfassung eingehender Telefonanfragen außerhalb der persönlichen Erreichbarkeit. Hierzu werden eingehende Sprachnachrichten automatisiert verarbeitet, transkribiert und strukturiert aufbereitet, um dem jeweiligen Kunden eine zeitnahe Bearbeitung seiner Anfragen zu ermöglichen.

Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich im Auftrag des jeweiligen Kunden. Der jeweilige Kunde ist mithin der Verantwortliche im datenschutzrechtlichen Sinne. RvE Digital Solutions verarbeitet personenbezogene Daten dabei ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des jeweiligen Kunden sowie ausschließlich zum Zweck der Bereitstellung der vereinbarten Dienstleistung.

2. Technischer Ablauf und beteiligte Systeme

Die Verarbeitung erfolgt in mehreren Schritten unter Einbindung folgender Dienstleister:

(1) Der Anrufer wählt die dem Kunden zugeordnete Telefonnummer. Die Telefonie wird über Twilio Inc., 375 Beale Street, Suite 300, San Francisco, CA 94105, USA, abgewickelt. Wird der Anruf nicht persönlich angenommen, zeichnet Twilio die Sprachnachricht auf.

(2) Nach Abschluss der Aufnahme startet automatisch ein Workflow in Make (Automi s.r.o., Prag, Tschechien). Make ruft die Audiodatei von Twilio ab und übermittelt sie zur Auswertung.

(3) KI-Auswertung über OpenAI. Die Audiodatei wird an OpenAI LLC, PO Box 575, San Francisco, CA 94104, USA, übermittelt. OpenAI transkribiert die Sprachnachricht und extrahiert strukturiert folgende Informationen:

• Name,
• Telefonnummer (soweit genannt),
• Unternehmen (falls genannt),
• Ort,
• Anliegen,
• Dringlichkeit,
• Datum und Uhrzeit des Anrufs.

(4) Die von OpenAI zurückgelieferten, strukturierten Daten werden von Make in einer Tabelle in Google Sheets (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) gespeichert.

(5) Make erstellt anschließend automatisch eine E-Mail mit den strukturierten Informationen und versendet diese an den jeweiligen Kunden über das integrierte E-Mail-Modul.

Hierbei wird jedem Kunden eine eigene Google Sheets-Datei zugeordnet; eine gemeinsame Speicherung mehrerer Kundendaten findet nicht statt.

Kategorien personenbezogener Daten

Je nach Einsatz können insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

Je nach Inhalt der Sprachnachricht werden insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

• Name des Anrufers,
• Telefonnummer,
• Unternehmen (falls genannt),
• Ort,
• Inhalt der Sprachnachricht,
• Anliegen,
• Dringlichkeit,
• Datum und Uhrzeit des Anrufs,
• die Audioaufnahme des Anrufs sowie das daraus erstellte Transkript.

RVE Digital Solutions verwendet die Daten nicht für eigene Werbezwecke oder Marketingmaßnahmen.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung erforderlich ist.

Soweit wir personenbezogene Daten im Kontext der Telefonie, Transkription, Extraktion etc. für unsere Kunden verarbeiten, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO). Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung bestimmt in diesem Fall der jeweilige Kunde (z.B. Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO, ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei Einwilligung). Näheres hierzu erfahren Sie in unserem Auftragsverarbeitungsvertrag, der gesondert abgeschlossen wird.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Erfüllung eines Vertrags bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, soweit das Telefonat der Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses mit dem Kunden dient. Soweit eine solche Zuordnung nicht möglich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund des berechtigten Interesses des Kunden an der Entgegennahme und Dokumentation von Kundenanfragen auch außerhalb der persönlichen Erreichbarkeit.

Soweit gesetzlich erforderlich — insbesondere für die Aufzeichnung des Telefonats und die KI-gestützte Auswertung — wird eine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO eingeholt. Auf die Aufzeichnung wird der Anrufer in der Datenschutzbestimmung des Kunden ausdrücklich hingewiesen.

3. KI-generierte Sprachansagen über ElevenLabs

Für die Bereitstellung einer automatisierten Sprachansage im Rahmen der Telefonassistenz (Aufrings Scout) nutzen wir den Dienstleister Eleven Labs Inc., 169 Madison Ave #2484, New York, NY 10016, USA („ElevenLabs“). Mit ElevenLabs lassen wir die mit dem Kunden in Textform vereinbarte Ansage in eine gesprochene Version umwandeln. Dabei stehen verschiedene Stimmen zur Auswahl, die Ausgabe erfolgt im Format MP3. Die KI-generierte Ansage wird dem Anrufer bei eingehenden Anrufen vorgespielt, die nicht persönlich entgegengenommen werden.

Im Rahmen der Nutzung von ElevenLabs werden folgende Daten verarbeitet:

Text der vereinbarten Ansagen — dieser kann je nach Inhalt personenbezogene Daten enthalten, insbesondere Namen von Personen oder Unternehmen, die in der Ansage genannt werden, ggf. Metadaten der API-Anfrage (z. B. Zeitstempel, Kontoidentifikator).

Eine Verarbeitung der Audioaufnahme des Anrufers durch ElevenLabs findet nicht statt. ElevenLabs erhält ausschließlich den zur Umwandlung übermittelten Text und gibt eine generierte Audiodatei zurück. Das Gespräch des Anrufers selbst wird nicht an ElevenLabs übermittelt.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an der bereichsspezifischen, professionellen und ansprechenden Ausgestaltung der Telefonassistenz. Die Verwendung einer natürlichen KI-Stimme dient der Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit und der einheitlichen Kommunikation des Kunden gegenüber Anrufern.

Sofern der übermittelte Text personenbezogene Daten (z. B. Namen) enthält, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Ansage der Durchführung eines Vertragsverhältnisses oder vorvertraglicher Maßnahmen dient.

Datentransfer

Mit ElevenLabs wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Eine Übermittlung der übermittelten Texte an sonstige Dritte erfolgt durch uns nicht. Es ist jedoch nicht auszuschließen, dass ElevenLabs im Rahmen der Dienstleistungserbringung Unterauftragnehmerverarbeiter einsetzt (z. B. Cloud-Infrastruktur-Anbieter). Einzelheiten können Sie der Datenschutz- und Verarbeitungsrichtlinie von ElevenLabs entnehmen.

Für die USA-Datenübermittlung liegt ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vor (EU-US Data Privacy Framework). Soweit ElevenLabs nicht unter das DPF zertifiziert ist oder eine Verarbeitung in weiteren Drittländern erfolgt, werden angemessene Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO — insbesondere Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission — vereinbart. Einzelheiten können Sie den Hinweisen von ElevenLabs entnehmen.

Speicherdauer

Die übermittelten Texte werden bei ElevenLabs nur für die Dauer der Verarbeitung benötigt und anschließend gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Die erzeugten MP3-Dateien werden im System hinterlegt, solange die Ansage aktiv genutzt wird. Wird die Ansage geändert oder außer Betrieb genommen, wird die Audiodatei unverzüglich gelöscht.

API-Metadaten werden nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht.

Besonderheiten bei KI-generierten Stimmen

Bei der über ElevenLabs erzeugten Audiospur handelt es sich um eine synthetische Stimme. Diese Stimme ist nicht mit einer realen Person verbunden und erzeugt keine Äußerungen einer konkreten natürlichen Person. Eine Identifizierbarkeit einer realen Person durch die Stimme ist daher ausgeschlossen, soweit ElevenLabs die Stimme generisch bereitstellt. Werden benutzerdefinierte Stimmen (Custom Voices) verwendet, muss der Kunde sicherstellen, dass er erforderlichen Nutzungsrechte und ggf. Einwilligung der betreffenden Personen vorliegen.

4. Aufzeichnung des Telefonats und KI-gestützte Auswertung

Das Telefonat wird von Twilio aufgezeichnet, wenn der Anruf nicht persönlich angenommen wird. Die Aufnahme dient ausschließlich der anschließenden Transkription und strukturierten Auswertung durch OpenAI. Die KI-gestützt erzeugten Ergebnisse (Transkript und extrahierte Daten) sind automatisierte Einschätzungen und stellen keine menschliche Beratung oder Beurteilung dar.

Empfänger und Kategorien von Empfängern

Je nach konkretem Einsatz können Daten insbesondere an folgende Empfänger übermittelt werden:

(1) Twilio

Für die Bereitstellung der Telefoninfrastruktur sowie die Entgegennahme eingehender Anrufe wird der Dienst Twilio eingesetzt.

Hierbei werden insbesondere Telefonnummern, Anrufmetadaten sowie aufgezeichnete Sprachnachrichten verarbeitet.

Twilio verarbeitet diese Daten ausschließlich zur Bereitstellung der Telefoniedienstleistung.

(2) OpenAI

Zur automatisierten Transkription von Sprachnachrichten sowie zur strukturierten Auswertung des Gesprächsinhalts werden KI-Dienste von OpenAI eingesetzt.

Dabei wird der Inhalt der aufgezeichneten Sprachnachricht an OpenAI übermittelt, um insbesondere folgende Informationen automatisiert zu extrahieren:

• Name
• Telefonnummer (soweit im Gespräch genannt)
• Ort
• Anliegen
• Dringlichkeit

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zum Zweck der Bereitstellung der Dienstleistung AuftragsScout.

Eine Nutzung der übermittelten Inhalte zu Werbezwecken erfolgt durch RvE Digital Solutions nicht.

(3) Make

Zur technischen Automatisierung einzelner Prozessschritte wird die Automatisierungsplattform Make eingesetzt.

Make übernimmt insbesondere die technische Weiterleitung der Daten zwischen den beteiligten Systemen sowie den automatisierten Versand der erzeugten Informationen an den jeweiligen Kunden.

(4) Google Sheets

Zur strukturierten Speicherung eingehender Anfragen kann Google Sheets eingesetzt werden.

Gespeichert werden ausschließlich diejenigen Daten, die zur Dokumentation und Nachverfolgung der eingegangenen Anfragen erforderlich sind.

Der Zugriff auf diese Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der vereinbarten Dienstleistung.

Datenübermittlung in Drittländer

Im Rahmen der Nutzung von „AuftragsScout“ kann es erforderlich sein, personenbezogene Daten an Dienstleister in sogenannten Drittländern (außerhalb der EU/des EWR), etwa in die USA, zu übermitteln, z.B. beim Einsatz von KI- und Cloud- Diensten. Diese Übermittlungen sind technisch und organisatorisch notwendig, um die vertraglich geschuldeten Leistungen (z.B. Transkription, Sprachsynthese, E-Mail- Funktionen) bereitzustellen können. Soweit für das jeweilige Drittland kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorliegt, basieren wir die Übermittlung auf geeignete Garantien im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission – und soweit erforderlich – ergänzende technische und organisatorische Maßnahmen, um einen der EU vergleichbares Schutzniveau für Ihre personenbezogenen Daten sicherzustellen.

Im Rahmen der Drittlandübermittlung finden folgende Datentransfers statt:

(1) Einsatz des Dienstleisters OpenAI, L.L.C. (USA)

Wir nutzen für bestimmte Funktionen unserer Dienste (insbesondere für die Verarbeitung von Textinhalten mittels sogenannter „Large Language Models“ / KI- Funktionalitäten) den Dienstleister OpenAI, L.L.C., USA. Dabei können Texteingaben, Gesprächstranskripte sowie daraus abgeleitete Inhalte an OpenAI übermittelt und dort zu Verarbeitungszwecken gespeichert werden.

Die Verarbeitung erfolgt – je nach Konstellation – auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung gegenüber unseren Geschäftskunden) und/oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer leistungsfähigen, skalierbaren KI- Infrastruktur). Soweit erforderlich, stützen wir Übermittlungen in die USA auf die von der EU-Kommission bereitgestellten Standardvertragsklauseln sowie ggf. ergänzende Schutzmaßnahmen, um ein angemessenem Datenschutzniveau zu gewährleisten.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch OpenAI finden Sie in den Datenschutzhinweisen von OpenAI unter: openai.com

(2) Einsatz des Dienstleisters Twilio

Für die Bereitstellung unserer Telefoniefunktion nutzen wir den Telekommunikationsdienstleister Twilio Inc., 375 Beale Street, Suite 300, San Francisco, CA 94105, USA („Twilio“). Wenn Sie an einem Telefonat über unsere Anwendung teilnehmen, werden folgende Daten verarbeitet:

• Ihre Telefonnummer und ggf. weitere Verbindungsdaten (z. B. Anrufzeit, -dauer, Anruf-ID).
• die Audioaufnahme des gesamten Telefonats,
• gegebenenfalls Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse.

Speicherdauer

Audioaufnahmen bei Twilio werden für einen Zeitraum von maximal 30 Tagen gespeichert und anschließend gelöscht .

Transkripte und strukturierte Daten werden in Google Sheets für die Dauer von 3 Monaten gespeichert, um dem Kunden die Nachvollziehbarkeit der Anfrage zu ermöglichen.

Die per E-Mail übermittelten Auswertungen unterliegen der Aufbewahrung durch den jeweiligen Kunden in eigener Verantwortung.

Verbindungs- und Abrechnungsdaten werden für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.

Sofern längere gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (z. B. handels- oder steuerrechtliche Pflichten), wird die Speicherdauer entsprechend verlängert.

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DS-GVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber uns („dem Verantwortlichen“) zu:

1) Auskunftsrecht

Sie können eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden.

Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie von uns über folgende Informationen Auskunft verlangen:

• a. die Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden;
• b. die Kategorien von personenbezogenen Daten, welche verarbeitet werden;
• c. die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offen gelegt wurden oder noch offen gelegt werden;
• d. die geplante Dauer der Speicherung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer;
• e. das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch uns oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
• f. das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
• g. alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden;
• h. das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DS-GVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.

Ihnen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien Gem. Art. 46 DS-GVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.

2) Recht auf Berichtigung

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung, sofern die verarbeiteten personenbezogenen personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Die Berichtigung ist von uns unverzüglich vorzunehmen.

3) Recht auf Löschung

3.1) Sie können von uns verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und wir sind verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

• a. Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
• b. Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO stützte, und es fehlt an einer anderen anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
• c. Sie legen gem. Art. 21 Abs. 1 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder die Sie legen gem. Art. 21 Abs. 2 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
• d. Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
• e. Die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Bundesrepublik Deutschland erforderlich.
• f. Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DS-GVO erhoben.

3.2) Haben wir die Sie betreffenden personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und sind wir gem. Art. 17 Abs. 1 DS-GVO zur deren Löschung verpflichtet, so treffen wir unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie als betroffene Person von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt haben.

3.3) Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist

• a. zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information und;
• b. zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Bundesrepublik Deutschland erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt;
• c. aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h und i sowie Art. 9 Abs. 3 DS-GVO;
• d. für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DS-GVO, soweit das in Abs. 1 genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder
• e. zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

4) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Unter den folgenden Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen:

• a. wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen Daten für eine Dauer bestreiten, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu überprüfen;
• b. die Verarbeitung unlawful ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
• c. wir die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder,
• d. wenn Sie Widerspruch prüfen gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DS-GVO eingelegt haben und noch nicht festgestellt, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber gegenüber Ihren Gründen überwiegen.

Wurde die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

Wurde die Einschränkung der Verarbeitung nach den o.g. Voraussetzungen eingeschränkt, werden Sie von uns unterrichtet, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

5) Recht auf Unterrichtung

Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung geltend gemacht, sind wir verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offen gelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.

Ihnen steht ferner das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

6) Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem haben Sie das Recht diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln, sofern

• a. die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO beruht und
• b. die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

In Ausübung dieses Rechts haben Sie ferner das Recht zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.

Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt.

7) Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DS-GVO erfolgen, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.

Nach einem Widerspruch verarbeiten wir die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.

8) Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

9) Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling

Unsere Plattform verwendet KI-basierte Systeme zur automatisierten Verarbeitung und Strukturierung eingehender Sprachnachrichten. Dabei kann eine automatisierte Auswertung von Kommunikationsinhalten erfolgen (z.B. Klassifikation, Tagging, Extraktion von Terminen).

Eine rechtlich verbindliche automatisierte Einzelentscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO (z.B. ohne menschliches Zutun über rechtliche Wirkungen) findet durch uns grundsätzlich nicht statt. Die Verantwortung für den konkreten Einsatz der Ergebnisse in Geschäftsprozessen liegt beim jeweiligen Kunden.

Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Dies gilt nicht, wenn die Entscheidung

• a. für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen Ihnen und uns erforderlich ist,
• b. aufgrund von Rechtsvorschriften der Union oder der Bundesrepublik Deutschland zulässig ist und diese Rechtsvorschriften angemessene Maßnahmen zur Wahrung ihrer Rechte und Freiheiten sowie ihrer berechtigten Interessen enthalten oder
• c. mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgt.

Allerdings dürfen diese Entscheidungen nicht auf besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DS-GVO beruhen, sofern nicht Art. 9 Abs. 2 lit. a oder g gilt und angemessene Maßnahmen zum Schutz der Rechte und Freiheiten sowie ihrer berechtigten Interessen getroffen wurden.

Hinsichtlich der in a. und c. genannten Fälle trifft der Verantwortliche angemessene Maßnahmen, um die Rechte und Freiheiten sowie ihre berechtigten Interessen zu wahren, wozu mindestens das Recht auf Erinnerung des Rechts auf Eingreifen einer Person seitens des Verantwortlichen, auf Darlegung des eigenen Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung gehört.

10) Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines andersweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Ihre Beschwerde können Sie in jedem Fall bei der für Ihren Wohnsitz oder oder Ihren gewöhnlichen Aufenthaltsort, ihrem Arbeitsplatz oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen.

Diese Datenschutzerklärung gilt ab dem Zeitpunkt ihrer Veröffentlichung.

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